Review und Freigabe-Workflows in meddevo

Review und Freigabe Workflows

Massenfreigaben - Bulk Approval

Workflows in meddevo ermöglichen es Nutzern, Review- und Freigabeprozesse für Einträge in Sammlungen, wie "Dokumente" oder "eTD", zu verwalten, sowie diese auch zurückzuziehen. 

Wie Workflows funktionieren

Für Sammlungen, die Workflows verwenden, besteht der Genehmigungsprozess standardmäßig aus zwei Schritten. Der erste Schritt ist eine Prüfung (Review) durch den "RA Manager", gefolgt von der Freigabe (Approval) durch den "RA Director". Wer an einem Workflow teilnehmen kann, wird durch die im System definierten Unternehmensrollen bestimmt. Diese Rollen basieren auf den Unternehmensrollen, die jedem Nutzer im Workspace zugewiesen sind. Administratoren können benutzerdefinierte Workflows erstellen, um die Standardabläufe zu ersetzen, falls andere Rollen oder andere bzw. zusätzliche Schritte erforderlich sind.

1. Einen Workflow starten oder daran teilnehmen

Um einen Workflow zu starten oder daran teilzunehmen, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf das unterste Symbol in der Aktionsleiste. 

Anschließend wird dem Benutzer entweder angezeigt, dass er keine Berechtigung zum Starten eines Workflows hat (Screenshot unten), eine Option zum Starten eines Workflows (zweiter Screenshot unten) oder eine Option zur Auswahl des zu startenden Workflows, falls mehrere verfügbar sind (dritter Screenshot unten).

Hierbei ist zu beachten, dass mehrere Workflows nur für Dokumenttypen möglich sind, während für alle anderen Sammlungen grundsätzlich nur ein Workflow konfiguriert werden kann. Die Konfiguration von Workflows wird unter Workflow-Vorlagen beschrieben.

Sobald ein Workflow gestartet wurde, wird Benutzern mit einer passenden Benutzerrolle angezeigt, dass ein neuer Workflow verfügbar ist, an dem sie mitwirken können.

Wenn der Benutzer zum Workflow navigiert – entweder über den Workflow-Stapel auf dem Dashboard oder direkt über den Eintrag –, wird dem Benutzer, der über die erforderlichen Rollen zur Ausführung eines Workflow-Schritts verfügt, eine Zusammenfassung der Änderungen  seit der letzten Hauptversion angezeigt. So lässt sich leicht erkennen, was geändert wurde und nun genehmigt werden muss.

Ein Kommentarfeld (optional) kann genutzt werden, um der Person, die den nächsten Schritt ausführt, Hintergrundinformationen zu liefern, und ein Pflichtfeld für die PIN stellt sicher, dass jeder Schritt ordnungsgemäß autorisiert wird.

Wenn der Benutzer die Datenänderungen nicht genehmigt sondern entscheidet abzulehnen, wird das Kommentarfeld zu einem Pflichtfeld, damit der Grund dokumentiert und nachvollziehbar ist. Durch die Ablehnung wird der Workflow gestoppt und der Eintrag im Entwurfsmodus belassen.

2. Workflow-Vorlagen

Workflows werden über Vorlagen verwaltet, die angepasst und bestimmten Sammlungen ODER Dokumenten Typen zugewiesen werden können. Jede Workflow-Vorlage definiert die Rollen, die an den einzelnen Schritten teilnehmen können. Die Standardvorlage in meddevo verwendet den zweistufigen Standardprozess, aber es können eigene Workflows erstellt werden, die auf spezifischere Anforderungen zugeschnitten sind. Die Konfiguration von Workflows wird unter Workflow-Vorlagen beschrieben.

3. Nachverfolgung und Audit Trail

Die Ergebnisse jedes Workflows werden im Audit-Trail erfasst. Dies zeigt nicht nur, welche Schritte durchgeführt wurden, sondern auch die Zeitstempel und die Nutzer, die am Workflow beteiligt waren, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit des Prozesses zu gewährleisten.

Dies kann auch in Writer-Dokumenten mit dem Block „Freigabetabellen“ eingefügt werden, der die verschiedenen Schritte, Nutzernamen und Abzeichnungsdaten enthält.