Listenfelder per Excel-Import füllen

Worum es geht

Manche Formularfelder in meddevo sind Listenfelder: Sie enthalten nicht einen einzelnen Wert, sondern mehrere Zeilen, die jeweils aus mehreren Unterfeldern (Spalten) bestehen. Ein typisches Beispiel ist das Formfeld Clinical Sizes - EUDAMED in der Produktsammlung, in dem pro Produkt mehrere klinische Größen erfasst werden - jede mit Größenart, Maßeinheit, Angabeart und den zugehörigen Werten.

Bisher mussten diese Zeilen einzeln über die Oberfläche eingetragen werden. Mit dem Excel-Import können Sie sie jetzt gesammelt hochladen.

Voraussetzung: Die Funktion muss für Ihren Workspace freigeschaltet sein. Wenn beim Zuordnung der Daten aus dem Import keine Listenfelder als Ziel ausgewählt werden können, wenden Sie sich an Ihren Customer Support Ansprechpartner.

Das Grundprinzip

Zwei Regeln genügen, um die Datei richtig aufzubauen:

1. Eine Excel-Zeile bleibt ein Eintrag (z. B. ein Produkt) – wie beim normalen Import.
2. Jedes Unterfeld bekommt eine eigene Spalte. Enthält ein Eintrag mehrere Listenzeilen, schreiben Sie alle Werte in dieselbe Zelle und trennen sie mit einem Semikolon (`;`).

Die Werte werden nach Position zusammengesetzt: Der erste Wert jeder Spalte bildet die erste Listenzeile, der zweite Wert die zweite Listenzeile usw. Die Reihenfolge in allen Spalten muss also zueinander passen.

Beispiel: zwei klinische Größen für ein Produkt

Das Produkt P-100 soll einen Durchmesser von 5 mm und eine Länge von 12 mm erhalten:

• P-100 erhält zwei Listenzeilen: „Diameter / Millimeter / 5" und „Length / Millimeter / 12".
• P-200 hat nur eine klinische Größe - hier ist kein Semikolon nötig. Einfache Fälle sehen also aus wie eine ganz normale Import-Datei.

Die Spaltenüberschriften können Sie frei benennen; die Zuordnung erfolgt im nächsten Schritt in meddevo.

Leere Werte innerhalb einer Zelle

Fehlt bei einer Listenzeile ein Wert, muss die Position durch zwei aufeinanderfolgende Semikolons frei gehalten werden, damit die Zuordnung nicht verrutscht:

Ergebnis: Durchmesser 5, Länge ohne Wert, Dicke 7.

Ist eine Position in allen Spalten leer, wird für sie keine Listenzeile erzeugt.

Ablauf im Import-Assistenten

1. Datei hochladen wie beim gewohnten Eintrags-Import.

2. Eindeutiges Merkmal wählen - z. B. die Artikelnummer. Es muss ein Text- oder Zahlenfeld sein; Unterfelder eines Listenfelds stehen hier bewusst nicht zur Auswahl.

3. Spalten zuordnen. Unterfelder von Listenfeldern erscheinen in der Zielauswahl in der Form `Clinical Sizes - EUDAMED → Clinical Size Type`. Wählen Sie für jede Spalte das passende Unterfeld. Heißt Ihre Spaltenüberschrift genau wie die Kombination aus Listenfeld und Unterfeld, wird sie automatisch vorbelegt.

4. *uswahlwerte zuordnen. Bei Unterfeldern mit Auswahllisten (z. B. Clinical Size Type, Measure Unit, Precizion) zeigt meddevo alle in Ihrer Spalte gefundenen Werte an - die semikolongetrennten Werte werden dafür automatisch einzeln aufgelistet. Ordnen Sie jeden Wert einer vorhandenen Option zu.

5. Aktualisierungsmodus festlegen (siehe unten). Die Einstellung gilt für das gesamte Listenfeld.

6. Import starten und anschließend den Import-Bericht prüfen.

Aktualisierungsmodus: Ersetzen oder Anhängen

Für jedes Listenfeld legen Sie fest, was mit bereits vorhandenen Zeilen passiert:

Weil beim Anhängen identische Zeilen erkannt und übersprungen werden, können Sie dieselbe Datei mehrfach importieren, ohne Duplikate zu erzeugen.

„Identisch" heißt dabei: alle zugeordneten Unterfelder stimmen überein. Ordnen Sie beim zweiten Import weniger Spalten zu als beim ersten, gilt die Zeile als abweichend und wird zusätzlich angelegt.

Sicherheitsnetz: Sind in einer Zeile alle Spalten des Listenfelds leer, bleibt das Listenfeld dieses Eintrags unverändert - auch im Modus Ersetzen. Ein versehentlich leerer Import löscht also keine Daten.

Was der Import nicht kann

• Zeilen löschen. Über den Import lassen sich Listenzeilen nicht entfernen; nutzen Sie dafür die Bearbeitung in der Oberfläche.
• Werte mit Semikolon. Das Semikolon ist das Trennzeichen und kann nicht Teil eines Werts sein. Das betrifft auch Auswahloptionen, deren Bezeichnung ein Semikolon enthält.
• Mehrfachauswahl- und Verweis-Unterfelder sowie verschachtelte Listen werden nicht angeboten.
• Datumsangaben in Datums-Zellen: Enthält eine Spalte echte Excel-Datumswerte, ist pro Eintrag nur ein Datum möglich. Für mehrere Datumsangaben formatieren Sie die Spalte als Text.

Ansonsten gelten die üblichen Grenzen des Eintrags-Imports (Dateigröße, maximale Zeilenzahl).

Hinweise speziell zu Clinical Sizes - was die EUDAMED erwartet

Wenn Sie für ein Produkt eine klinische Größe (z. B. Länge, Durchmesser) angeben möchten, müssen Sie mehrere Felder gemeinsam ausfüllen – sie hängen voneinander ab. Am wichtigsten ist das Feld "Precizion", denn davon hängt ab, welche der übrigen Felder Sie befüllen müssen.

Clinical Size Type

Wählen Sie hier aus, was Sie messen möchten (z. B. "Länge", "Breite", "Durchmesser").

• Pflichtfeld, sobald Sie überhaupt eine klinische Größe zu diesem Produkt erfassen.
• Wählen Sie die Option "Other/Sonstiges", müssen Sie zusätzlich in einem Beschreibungsfeld erklären, was genau gemeint ist – sonst lehnt EUDAMED den Datensatz ab.

Precizion

Das ist die Weiche – legt fest, wie der Wert erfasst wird. Wählen Sie genau eine der drei Optionen:

• Range (Bereich) → dann müssen Sie "From" und "To" befüllen
• Value (Einzelwert) → dann müssen Sie "Value" befüllen
• Text → dann müssen Sie "Text" befüllen

Je nachdem, was Sie hier wählen, werden die anderen Felder Pflicht oder bleiben leer/irrelevant. Füllen Sie niemals Felder aus, die nicht zur gewählten Precizion passen - das führt zu Fehlern. Aktuell kann meddevo Ihnen nicht dynamisch ein- oder ausblenden wann welche Felder relevant sind.

• Bitte vollständig ausfüllen: Eine Größe, bei der die zur Angabeart passenden Werte fehlen - etwa `range` mit nur einem der beiden Endwerte, oder eine fehlende Maßeinheit - wird beim Übertragen an EUDAMED übersprungen, ohne dass eine Meldung erscheint. Da klinische Größen nach der Registrierung in EUDAMED nicht mehr geändert werden können, prüfen Sie die importierten Zeilen vor der Übermittlung.
• Bei der Angabeart `text` verwendet EUDAMED grundsätzlich die Größenart „OTHER"; eine andere in der Spalte Clinical Size Type angegebene Größenart wird für diese Zeilen nicht übernommen.
• Werte, die Sie in der Zuordnung keiner Option zuweisen, bleiben leer - die betroffene Listenzeile wird trotzdem angelegt, sofern mindestens ein anderes Unterfeld gefüllt ist.

Faustregel: Wählen Sie zuerst "Clinical Size Type" und "Precizion" aus – das entscheidet automatisch, welche der restlichen Felder Sie befüllen müssen. Alle nicht benötigten Felder für die gewählte Precizion lassen Sie einfach leer, sonst kann es bei der Übermittlung an EUDAMED zu Fehlern kommen.

Checkliste vor dem Import

• [ ] Eine Zeile pro Eintrag, Artikelnummer (oder anderes eindeutiges Merkmal) gefüllt
• [ ] Pro Unterfeld eine eigene Spalte
• [ ] Mehrere Listenzeilen mit `;` getrennt, in allen Spalten in derselben Reihenfolge
• [ ] Fehlende Werte durch `;;` an der richtigen Position freigehalten
• [ ] Keine Semikolons innerhalb einzelner Werte
• [ ] Aktualisierungsmodus bewusst gewählt (Ersetzen überschreibt vorhandene Zeilen)
• [ ] Bei Clinical Sizes: Angabeart und die dazu passenden Werte vollständig gefüllt